Cách Chuyển Đổi Phần Mềm POS Cho Tiệm Nail Mà Không Mất Dữ Liệu Khách Hàng, Lịch Hẹn Hay Gift Card

Nhiều chủ tiệm nail không hài lòng với máy POS đang dùng nhưng vẫn không dám đổi, vì sợ phải làm lại từ đầu.

Bài viết này giải thích những gì chuyển được và không chuyển được, quy trình từng bước của chúng tôi, cách giữ an toàn cho số dư gift card và lịch hẹn trong lúc chuyển, cùng danh sách những gì cần chuẩn bị trước khi gọi bất kỳ nhà cung cấp nào. Astra POS là đơn vị đăng bài này và cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyển dữ liệu, nên các phần nói về Astra được ghi rõ.

Vì Sao Chủ Tiệm Nail Ngại Đổi Phần Mềm POS?

Vì máy POS chứa công sức nhiều năm: tên và số điện thoại khách, gift card khách đã mua, và lịch hẹn tuần tới. Những lo lắng này là hợp lý, và bất kỳ nhà cung cấp nào cũng nên trả lời rõ từng điều trước khi anh/chị ký.

• Thông tin khách tích lũy nhiều năm. Một tiệm mở tám năm có thể có hàng ngàn khách. Danh sách đó dùng để nhắc lịch, gửi khuyến mãi sinh nhật, mời khách cũ quay lại. Không ai muốn ngồi gõ lại từ hóa đơn giấy.
• Gift card đã bán. Khách mua gift card $100 dịp Giáng Sinh sẽ muốn dùng vào tháng Ba, dù tiệm dùng phần mềm nào. Số dư gift card là tiền tiệm đã thu và còn nợ khách dịch vụ, phải được giữ nguyên khi đổi hệ thống.
• Lịch hẹn sắp tới. Nhóm cô dâu ngày thứ Bảy hay khách fill định kỳ tháng sau không thể biến mất chỉ vì đổi lịch.
• Đào tạo thợ. Thợ đã quen một màn hình nhiều năm sẽ lo chậm khi tính tiền hoặc bị lộn turn.
• Giao dịch bị gián đoạn. Thứ Bảy đông khách mà máy quẹt thẻ không chạy là điều chủ tiệm nào cũng sợ.
• Thay đổi xử lý thẻ. Có hệ thống chỉ chạy với công ty xử lý thẻ của họ, có hợp đồng có phí chấm dứt sớm hoặc điều khoản về thiết bị.
• Chi phí lắp đặt và chuyển đổi. Thiết bị mới, thời gian cài đặt và thời gian học hệ thống mới đều là chi phí.

Những điều này không phải lý do để tiếp tục dùng một hệ thống không hợp với tiệm. Đó là lý do để lên kế hoạch chuyển đổi thật kỹ.

Những Thông Tin Nào Có Thể Chuyển Sang POS Mới?

Danh sách khách, số dư gift card và lịch hẹn thường chuyển được khi hệ thống hiện tại cho phép truy cập và xuất dữ liệu. Báo cáo cũ và thông tin thẻ đã lưu thì khác. Bảng dưới đây cho thấy Astra POS hỗ trợ những gì khi dữ liệu truy xuất được.

Chuyển được bao nhiêu phụ thuộc vào năm điều: hệ thống anh/chị đang dùng, cách xuất dữ liệu hoặc báo cáo mà hệ thống đó có, anh/chị có thể cho phép truy cập hay không, cấu trúc dữ liệu, và dữ liệu có khớp khi đối chiếu với hệ thống cũ không. Có hệ thống cho chủ tiệm tải bảng tính rất gọn, có hệ thống chỉ hiển thị thông tin trên màn hình hoặc trong báo cáo.

Về thẻ đã lưu: Số thẻ đã lưu được bảo vệ theo quy định bảo mật thanh toán (PCI DSS) và do công ty xử lý thẻ giữ, không phải tiệm. Không thể xuất ra rồi chép sang hệ thống khác. Việc chuyển mã thẻ (token) chỉ có thể làm giữa các công ty xử lý thẻ theo quy trình của họ, nếu họ cho phép. Trong đa số trường hợp, khách sẽ lưu lại thẻ ở lần ghé tiếp theo.

Astra POS Giúp Tiệm Nail Chuyển Hệ Thống Như Thế Nào?

Quy trình chuyển dữ liệu của chúng tôi

Chúng tôi xem xét hệ thống hiện tại trước, chuyển và kiểm tra dữ liệu trong khi tiệm vẫn làm việc bình thường, và chỉ chuyển sang khi hệ thống mới đã sẵn sàng.

1. 1POS hiện tại
2. 2Xem xét dữ liệu
3. 3Cài đặt Astra POS
4. 4Kiểm tra
5. 5Bắt đầu sử dụng

1. Tư vấn ban đầuChúng tôi xem xét POS đang dùng, cách tiệm vận hành (khách walk-in, khách hẹn, cách trả lương thợ) và những dữ liệu anh/chị đang có.
2. Truy cập hệ thống cũ khi được cho phépKhi anh/chị đồng ý, chúng tôi xem các tùy chọn xuất dữ liệu và báo cáo trong hệ thống hiện tại, qua phương thức an toàn như chia sẻ màn hình có giám sát hoặc file anh/chị tự xuất. Đừng bao giờ gửi mật khẩu hay file khách hàng qua form trên website hoặc email thông thường.
3. Lấy dữ liệu kháchChúng tôi xuất tên, số điện thoại, email và các thông tin được hỗ trợ khác, rồi dọn trùng lặp và chỉnh định dạng để nhập vào đúng.
4. Chuyển gift cardChúng tôi lấy mã gift card và số dư còn lại (nếu truy xuất được), đối chiếu tổng số với hệ thống cũ, và kiểm tra từng số dư trước khi kích hoạt thẻ trong Astra.
5. Chuyển lịch hẹnChúng tôi chuyển các lịch hẹn truy xuất được, gồm cả lịch sắp tới, và kiểm tra ngày, giờ, thợ được chỉ định và dịch vụ.
6. Cài đặt và thiết lập Astra POSChúng tôi thiết lập dịch vụ và giá, tài khoản nhân viên, luật turn, cài đặt lương, máy quẹt thẻ được hỗ trợ và các cài đặt khác.
7. Kiểm traTrước khi chuyển, chúng tôi kiểm tra khách, số dư gift card, lịch hẹn và thử các thao tác thật: check-in, tính tiền chia tip, dùng gift card.
8. Chuyển đổi có kế hoạchChúng tôi lên lịch chuyển theo giờ làm việc của tiệm. Khi có thể, Astra được chuẩn bị và kiểm tra trong lúc tiệm vẫn dùng hệ thống cũ, và chúng tôi xác nhận mọi thứ đã sẵn sàng trước khi tiệm bắt đầu tính tiền trên Astra.

Đội ngũ Astra hỗ trợ chủ tiệm và thợ bằng tiếng Anh và tiếng Việt trong suốt quá trình cài đặt, đào tạo và những ngày đầu sử dụng.

Có Thể Đổi POS Mà Không Phải Đóng Cửa Tiệm Không?

Thường là được. Phần lớn công việc được làm trước ngày chuyển, nên tiệm vẫn chạy hệ thống cũ trong lúc hệ thống mới được chuẩn bị. Ngày chuyển có thể chọn lúc vắng, như sau giờ đóng cửa hoặc buổi sáng ít khách nhất.

Một lần chuyển đổi không cần đóng cửa thường gồm:

• Xuất dữ liệu trước ngày chuyển: danh sách khách, số dư gift card và lịch hẹn sắp tới.
• Cài đặt hệ thống mới: dịch vụ, giá, nhân viên, luật turn và lương.
• Kiểm tra dữ liệu: đối chiếu số khách, tổng gift card và danh sách lịch hẹn với hệ thống cũ.
• Thử máy quẹt thẻ: chạy giao dịch thử trước khi phục vụ khách thật.
• Đào tạo nhân viên: hướng dẫn quầy lễ tân và thợ cách check-in, turn queue và tính tiền trước khi chuyển.
• Chọn thời điểm chuyển: sau giờ đóng cửa hoặc ngày thường vắng khách, không chọn thứ Bảy hay tuần lễ.
• Đối chiếu lần cuối: cập nhật những gì thay đổi sau khi xuất dữ liệu, như lịch hẹn mới hay gift card bán trong buổi chiều.

Chúng tôi không hứa mọi lần chuyển đổi đều không gián đoạn chút nào. Việc đổi máy quẹt thẻ, sự cố internet hay hệ thống cũ không cho xuất dữ liệu có thể làm mất thêm thời gian. Chuẩn bị trước là cách tránh bất ngờ vào ngày đông khách.

Cách Chuyển Số Dư Gift Card An Toàn

Gift card cần cẩn thận hơn vì mỗi số dư là tiền tiệm đã thu và còn nợ khách dịch vụ. Một số dư sai, bị mất hoặc bị dùng hai lần sẽ làm tiệm mất tiền hoặc mất lòng tin của khách.

1. Xuất các gift card còn hiệu lực: mã thẻ, số tiền ban đầu, số dư còn lại, và (nếu có) ngày mua, người mua.
2. Xác nhận số dư: bỏ các thẻ đã hết tiền và kiểm tra những thẻ có số dư bất thường.
3. Kiểm tra trùng lặp: cùng một thẻ ghi hai lần, hoặc thẻ cấp lại vẫn còn hiệu lực cùng với thẻ gốc.
4. Đối chiếu tổng số tiền gift card còn nợ: tổng trong Astra phải bằng tổng trong hệ thống cũ. Ví dụ, nếu hệ thống cũ có 142 thẻ còn hiệu lực trị giá $6,850, thì sau khi nhập cũng phải đúng như vậy.
5. Thử dùng thẻ: trừ một số tiền nhỏ trên một thẻ đã chuyển trong Astra và kiểm tra số dư còn lại có đúng không.
6. Tránh dùng thẻ hai lần trong lúc chuyển: chọn một thời điểm chuyển. Sau thời điểm đó, gift card chỉ được dùng trên Astra, và thẻ nào đã dùng trên hệ thống cũ sau khi xuất dữ liệu sẽ được cập nhật trước ngày chuyển.

Không phải nhà cung cấp nào cũng cho chuyển gift card tự động. Có hệ thống gắn thẻ với công ty xử lý thẻ hoặc loại thẻ riêng của họ, và điều khoản sử dụng phải được kiểm tra trước khi dùng thẻ trên hệ thống mới. Chúng tôi xem xét việc này trong buổi tư vấn. Xem thêm phần mềm gift card của Astra.

Cách Chuyển Lịch Hẹn Mà Không Bị Trùng Lịch

Rủi ro là có lịch hẹn nằm ở hệ thống này mà không có ở hệ thống kia, hoặc một giờ bị đặt hai lần. Các bước sau giúp giữ lịch của tiệm:

• Xuất lịch hẹn sắp tới: khách, ngày, giờ bắt đầu, dịch vụ và thợ.
• Khớp tên dịch vụ: “Gel Mani” ở hệ thống cũ phải khớp với một dịch vụ trong Astra có thời lượng và giá đúng.
• Khớp thợ: mỗi lịch hẹn gắn đúng thợ trong Astra, và khách đã request thợ thì vẫn giữ nguyên.
• Kiểm tra ngày giờ: đối chiếu một số lịch hẹn với lịch cũ, gồm cả múi giờ và thời lượng.
• Cập nhật lịch đặt trong lúc chuyển: lịch hẹn đặt sau khi xuất dữ liệu được thêm vào trước ngày chuyển.
• Tránh trùng lịch: tạm dừng đặt lịch online trên hệ thống cũ lúc chuyển, rồi bật đặt lịch online của Astra và cập nhật link đặt lịch trên website, Google và mạng xã hội.

Hồ Sơ Khách Hàng Trông Như Thế Nào Sau Khi Chuyển?

Khi khách đã có trong Astra, danh sách tự cập nhật. Mỗi lần check-in, đặt lịch hay tính tiền đều thêm vào hồ sơ khách, nên dữ liệu anh/chị mang qua càng ngày càng hữu ích.

Danh sách khách cho thấy số điện thoại, số lần ghé, tổng chi tiêu, điểm thưởng và tình trạng phần thưởng, gift card và lần ghé gần nhất của từng người. Có thể lọc theo khoảng thời gian, và có tổng số khách, khách đang hoạt động và không hoạt động. Mở từng khách sẽ thấy thông tin liên lạc, sinh nhật, VIP, phần thưởng và ghi chú có ngày (như màu sơn khách thích). Tab lịch sử liệt kê từng hóa đơn với dịch vụ, thợ và số tiền. Chủ tiệm biết khách nào lâu chưa quay lại để làm marketing đúng người, còn thợ biết lần trước khách đã làm gì. Xem thêm quản lý khách hàng.

Chuyển Từ Square, Clover Hoặc Hệ Thống POS Khác

Mỗi hệ thống lưu và xuất dữ liệu khác nhau, nên chúng tôi xem xét hệ thống hiện tại trước khi xác nhận những gì có thể chuyển. Một vài điều nên biết trước:

• Danh sách khách: nhiều hệ thống salon và POS cho chủ tiệm tải thông tin khách từ trang quản lý online. Việc xuất gift card và lịch hẹn sắp tới thì khác nhau nhiều hơn tùy hệ thống và gói, nên chúng tôi kiểm tra tài khoản của anh/chị thay vì đoán.
• Máy quẹt thẻ: Clover cho biết máy của họ không dùng được với công ty xử lý thẻ khác. Nếu anh/chị thuê hoặc trả góp máy Clover, hãy kiểm tra thời hạn, phí mua đứt và điều kiện trả máy.
• Hợp đồng: gói thuê thiết bị của Clover không hủy ngang được, và điều khoản chấm dứt tùy ngân hàng hoặc đối tác đã bán. Square cho biết họ không có hợp đồng dài hạn. Hãy đọc hợp đồng của mình trước khi chọn ngày chuyển.
• Hệ thống salon khác: mỗi nền tảng đặt lịch hoặc POS cũ có cách xuất dữ liệu riêng. Có nơi cho tải bảng tính, có nơi phải chạy từng báo cáo.

Astra POS không tuyên bố có tích hợp trực tiếp với các hệ thống này. Chúng tôi làm việc từ dữ liệu và báo cáo mà hệ thống hiện tại cho phép xuất. Nếu anh/chị còn đang so sánh, xem bài so sánh các hệ thống POS cho tiệm nail (tiếng Anh). Nếu muốn đổi máy quẹt thẻ, xem chương trình đổi máy quẹt thẻ.

Chủ Tiệm Nail Cần Chuẩn Bị Gì Trước Khi Đổi POS?

Chuẩn bị sẵn những thứ này trước buổi tư vấn sẽ giúp cả quá trình nhanh hơn.

• Tên nhà cung cấp và gói POS đang dùng
• Quyền truy cập quản trị (admin)
• Hệ thống có cho xuất danh sách khách không
• Báo cáo gift card kèm số dư
• Báo cáo lịch hẹn sắp tới
• Bảng dịch vụ và giá
• Danh sách thợ và cách trả lương từng người
• Hợp đồng xử lý thẻ hiện tại
• Thiết bị đang có (máy quẹt thẻ, máy in, hộc tiền)
• Ngày muốn chuyển đổi

In danh sách này

Vì Sao Chọn Astra POS Cho Tiệm Nail?

Về Astra POS

Astra POS kết hợp quản lý tiệm nail và hỗ trợ tận tình trong một hệ thống, để lần chuyển này là lần cuối anh/chị phải chuyển dữ liệu. Hệ thống gồm:

• Xoay vòng turn cho thợ
• Check-in khách walk-in
• Đặt lịch hẹn online
• Tính lương và hoa hồng cho thợ
• Hồ sơ khách hàng
• Gift card
• Chương trình điểm thưởng
• Xử lý thẻ
• Báo cáo doanh thu hằng ngày
• Cổng quản lý cho chủ tiệm
• Hỗ trợ tiếng Anh và tiếng Việt

Các gói phần mềm: Astra Free ($0/tháng), Astra Core ($29.95/tháng), Astra Pro ($49.50/tháng) và Astra Max ($161.10/tháng). Các gói trả phí tính theo tháng, không hợp đồng. Astra Free gồm tạo ticket và thanh toán, lịch sử giao dịch, báo cáo cơ bản, danh sách khách và hàng tồn kho, cho một tiệm, một máy và một tài khoản đăng nhập. Cần tạo tài khoản nhưng không cần thẻ tín dụng, và không bắt buộc đổi công ty xử lý thẻ. Turn queue, đặt lịch online, lương, gift card và điểm thưởng nằm trong các gói trả phí. Xem bảng giá và POS miễn phí.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Việc Đổi POS Cho Tiệm Nail